Hoe krijg je iets gedaan? Tech-journalist en KIJK-columnist Niels ’t Hooft zocht naar de beste manier.
Ik ben heel goed in plannen maken en iets minder goed in ze uitvoeren. Daarom ben ik al zolang ik me herinner op zoek naar manieren om gedaan te krijgen wat ik me had voorgenomen. Een jaar of tien geleden kwam het boek Getting things done (GTD) van de Amerikaan David Allen daarom als geroepen. Aan het begin laat de schrijver je door je huis lopen, en alles waarmee je nog iets van plan bent op een stapel leggen. Vervolgens laat hij je je hoofd leegschudden. Alles, maar dan ook alles, komt op een lijst.
Het idee: je hoofd is om dingen te bedenken, niet om ze te onthouden. Al die mental notes gaan aan je knagen, maar stop ze in een extern systeem en je hebt weer ruimte. Vrijheid. Vervolgens ga je op het juiste moment aan de slag met de juiste to-do-lijst.
Apps
GTD was het begin van een lange zoektocht, want hoewel Allen heel duidelijke aanbevelingen doet, kun je met zijn systeem alle kanten op. Ik probeerde tientallen apps om mijn taken bij te houden, werkte op papier, op een white-board. Inmiddels gebruik ik in plaats van één grote app (zoals Wunderlist) aparte apps voor notities en projecten, en na nog weer een ander boek (Personal kanban van Jim Benson en Tonianne DeMaria Barry) werk ik nu met in kolommen geplakte Post-its in een opschrijfboekje.
Eén keer per week bepaal ik wat ik ga doen. Eén keer per maand houd ik een grondige schoonmaak van mijn systeem. Het werkt heel aardig: door alle documentatie kan ik snel en makkelijk bepalen wat ik als volgende ga doen.
Knagen
David Allen woont tegenwoordig in Amsterdam, en in januari hield hij een praatje in de Westerkerk. Het was leuk om de man, de grote inspiratiebron, in het echt te zien. En hij zei iets wat na al die tijd toch echt een eyeopener was: hoe je je systeem ook indeelt, er gaat altijd weer iets knagen. Uiteindelijk gaat het erom dat je leert hoe je dat gevoel betrouwbaar kunt afwenden. Soms kun je dat het beste doen door te werken. Maar niet per se.
Inderdaad, de laatste tijd bedenk ik me steeds vaker: wat als ik het gewoon niet doe? En dat voelt dan, gek genoeg, heel bevredigend.
Niels ‘t Hooft staat met zijn column in elk nummer van KIJK. Deze tekst werd gepubliceerd in KIJK 3/2016.